ФАУ "Главгосэкспертиза России": Создание и внедрение системы бюджетирования
НазадСоздание и внедрение системы бюджетирования для обеспечения автоматической поддержки составления, корректировки, анализа планов и бюджетов ФАУ "Главгосэкспертиза России"
- Клиент:
- ФАУ Главгосэкспертиза России
- Ключевые параметры объекта:
- 160 Автоматизированных рабочих мест (APM)
- Срок внедрения:
- 18 месяцев
О клиенте
Главгосэкспертиза России — это команда профессионалов строительной отрасли, внедряющая высочайшие стандарты качества обоснования решений о капитальных вложениях, экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства для обеспечения безопасности граждан, эффективности капитальных вложений и развития инфраструктуры России.
Проблемы
Федеральное автономное учреждение "Главное управление государственной экспертизы" является государственным учреждением, подведомственным Министерству строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.
На сегодня в ФАУ "Главгосэкспертиза России": 24 самостоятельных структурных подразделения, 12 филиалов и 1362 работника.
Наибольший удельный вес в выручке занимают доходы от проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий.
Среди заказчиков Учреждения – государственные корпорации и ряд федеральных служб и агентств. Кроме того, большой объем заказчиков – это нефтяная и газовая отрасли, нефтехимия и нефтепереработка, трубопроводный транспорт, металлургия и горнорудная промышленность.
До старта проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel.
Предпосылками внедрения автоматизированной системы бюджетирования (далее – АСБ) являлись:
- Разрозненные версии планов на отдельных компьютерах и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Длительный пересчёт бюджетов в файлах Microsoft Excel.
- Ручное формирование план-факт анализа.
- Отсутствие оперативного контроля платежей до попадания в клиент-банк.
- Ручное формирование сводного платёжного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и Учреждению.
Решение
С учетом специфики автономных учреждений в ФАУ "Главгосэкспертиза России" на базе программного обеспечения "1С:Управление холдингом" реализовано:
- формирование Плана финансово-хозяйственной деятельности (далее - ПФХД) и бюджетов с использованием справочника КОСГУ;
- автоматическое формирование бюджетов для управленческой отчетности на основании первичных данных для составления ПФХД (т.е. отсутствие двойного ввода информации для регламентной и управленческой отчетности);
- автоматическое формирование плановых данных в части амортизации и расходов будущих периодов осуществляется по каждому объекту учета на основании фактических данных 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (далее - ИС БГУ);
- загрузка фактических данных из ИС БГУ в бюджеты с возможностью расшифровки информации с детализацией до оборотов в оборотно-сальдовой ведомости, сформированной в АСБ;
- один отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных;
- автоматическое формирование платежного календаря с детализацией по КОСГУ для оперативного контроля исполнения ПФХД и бюджетов;
- возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного ПФХД.
В АСБ заложена возможность расширения интеграции с другими системами для последующей автоматизации и исключения ручного заполнения данных. Например, интеграция с "1С:Зарплата и управление персоналом", что обеспечит сокращение трудозатрат на формирование и контроль отчетных форм по заработной плате и социальным взносам.
Результат
Благодаря созданию и внедрению автоматизированной системы бюджетирования на базе программного обеспечения "1С:Управление холдингом", произошла автоматизация бюджетного процесса, автоматизация контроля движения денежных потоков, что позволило добиться следующих результатов:
- В АСБ настроено 45 видов отчетов:
- 15 форм ввода данных, которые содержат первичную информацию о планируемых расходах и выплатах, из них: 2 заполняются на основании фактических данных бухгалтерского учёта и 13 заполняются вручную;
- 15 форм промежуточных расчётов (рассчитываются автоматически);
- 8 форм бюджетов и 2 формы Мастер бюджетов (рассчитываются автоматически);
- 5 форм – ПФХД (рассчитываются автоматически).
- Реализована возможность ручного заполнения форм ввода данных, на основании копирования данных с предыдущего периода, а также с помощью загрузки из Excel-шаблонов. Перед загрузкой в АСБ, заполненные Excel-шаблоны проходят валидацию данных с помощью скриптов VBA. Валидация данных исключает попадания в АСБ значений больше, чем 2 знака после запятой, что является очень важным моментом с точки зрения проверки информации, а также в несколько раз сокращает время загрузки в АСБ.
- Ответственные работники Учреждения получили возможность оперативного автоматизированного расчета ПФХД и 10 Бюджетов в соответствии с утверждёнными локальными нормативными актами Учреждения.
- Автоматическое формирование ПФХД, Бюджета движения денежных средств, Бюджета движения расходов по Филиалам, Центральному аппарату и Учреждению позволяет исключить ошибки, которые возникали при ручном пересчёте данных. Расшифровка итоговых бюджетов до формы ввода данных позволяет оценить корректность полученных данных, что делает процесс полностью прозрачным.
- Согласование форм по заданному маршруту в единой системе позволили исключить путаницу в версиях согласованных бюджетов.
- После утверждения ПФХД на очередной финансовый год, в АСБ информация об утвержденных плановых значениях выгружается в ИС БГУ посредством интеграционного взаимодействия. На основании переданной информации в ИС БГУ создаются проводки на бухгалтерских счетах по плановым назначениям. Для обеспечения этого процесса, в АСБ реализована функциональность, которая позволяет параметрически осуществлять сопоставление аналитик ПФХД в АСБ и статей плана (плановых назначений) в ИС БГУ.
- Выгрузка плана в ИС БГУ позволяет исключить ручной ввод данных бухгалтерами (64 документа при каждом изменении плана).
- Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития Учреждения.
- Автоматическая загрузка факта из ИС БГУ и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.
- В АСБ на основе утвержденных ПФХД формируются лимиты расходования денежных средств.
Для контроля расходования денежных средств используется блок "Казначейство". Автоматизация функционального блока "Казначейство" (входят следующие подсистемы "1С:Управление холдингом 8": Управление договорами, Контроль платежей) позволило обеспечить автоматизацию следующих процессов:
- Контроль за расходованием денежных средств. АСБ обеспечивает резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита.
- Автоматическое создание заявок на платёж на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).
- Формирование платежного календаря на основании утверждённых лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств.
- Анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей.
- Формирование доходной части платежного календаря осуществляется автоматически на основании данных, которые загружаются из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen), в которой заказчиком осуществляется учет оказываемых услуг.
- Формирование резерва для начисления процентов на неснижаемый совокупный остаток на расчетных счетах Учреждения.
- Формирование резерва для проведения аукционов по размещению денежных средств на депозиты в уполномоченных банках.
- Формирование графика поступлений по начисленным процентам от размещения денежных средств в разрезе банков.
- Специалисты, которые работают с доходными договорами могут формировать отчёт по фактическим поступлениям денежных средств. Ранее данные отчёты формировались бухгалтерами вручную.