Создание и внедрение системы бюджетирования в ФАУ «Главгосэкспертиза России»

Целью проекта стала комплексная автоматизация бюджетного процесса и контроля движения денежных средств для повышения эффективности финансового управления. В качестве платформы был выбран продукт «1С:Управление холдингом», который позволил не только автоматизировать основные финансовые операции, но и организовать полный цикл формирования потребностей структурных подразделений с последующей интеграцией в систему финансового планирования. 

Особое внимание уделялось оптимизации процесса создания Плана финансово-хозяйственной деятельности — система предоставила пользователям инструменты для самостоятельного заполнения и расчета форм финансово-экономического обоснования. Для повышения точности контроля был внедрен механизм RPA, автоматически выявляющий расхождения между плановыми и фактическими показателями с рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам. 

Также механизм RPA был использован для автоматизации бизнес-процесса по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения. Кроме того, в рамках проекта была разработана методология и реализована интеграция единого справочника товаров, работ, услуг между автоматизированной системой бюджетирования и внешними информационными базами.

Задачи проекта:

• Внедрить инструменты сценарного планирования и бюджетирования.
• Обеспечить консолидацию плановых и фактических показателей (как финансовых, так и нефинансовых) в соответствии с организационно-функциональной структурой учреждения.
• Организовать оперативный контроль исполнения бюджетов (отслеживание поступлений, выплат, доходов и расходов) на всех уровнях управления, в разрезе ЦФО и МВЗ.
• Реализовать аналитический модуль для оценки фактического исполнения планов и бюджетов.
• Предоставить функционал для оперативного внесения корректировок в бюджеты на основе мониторинга, включая контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-фактный анализ и прогнозирование.
• Автоматизировать процесс формирования и согласования подразделениями заявок на закупку товаров.
• Модернизировать и автоматизировать действующую модель бюджетирования, включая заполнение и расчет форм финансово-экономического обоснования.
• Роботизировать процедуру контроля и выявления расхождений между плановыми и фактическими показателями.
• Автоматизировать бизнес-процесс по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения.
• Сократить трудозатраты сотрудников на обработку данных за счет автоматизации формирования документов-обоснований и первичных форм.— Упростить и автоматизировать процессы ведения нормативно-справочной информации (НСИ).
• Разработать механизм интеграции для передачи данных справочников из автоматизированной системы бюджетирования во внешние информационные базы.

До начала проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками для внедрения автоматизированной системы бюджетирования (АСБ) стали:

• Разрозненные версии планов на разных компьютерах и, как следствие, отсутствие единого достоверного источника информации.
• Длительный процесс пересчета бюджетов в файлах Microsoft Excel.
• Ручное формирование план-фактного анализа.
• Отсутствие оперативного контроля платежей до их попадания в клиент-банк.
• Ручное составление сводного платежного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и учреждению в целом.

Процесс планирования, контроля, корректировок и анализа потребностей также осуществлялся в Microsoft Excel. Такой подход создавал следующие проблемы в системе обеспечения:

• Разрозненные версии файлов у различных участников процесса и отсутствие единого достоверного источника информации.
• Отсутствие оперативной информации об изменении потребностей структурных подразделений.
• Высокие трудозатраты, связанные с обобщением информации и контролем обеспечения структурных подразделений.

Сбор данных по формам экономических обоснований осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками для оптимизации процесса планирования в АСБ стали:

• Заполнение информации в ручном режиме, что требовало значительных трудозатрат и приводило к ошибкам.
• Разрозненное хранение форм экономических обоснований на отдельных компьютерах и отсутствие единого достоверного источника информации.
• Необходимость ручной проверки плановых и фактических показателей и оповещения сотрудников о корректировках, что было крайне трудозатратно.

Работы по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения. Предпосылками для автоматизации процесса стали:

Заполнение информации в ручном режиме, что требовало значительных трудозатрат. Работа по хранению и добавлению новых элементов велась в предыдущей версии справочника «Наименование товара, работы, услуги». Предпосылками для разработки новой версии справочника в АСБ стали:

• Отсутствие синхронизации данных по элементам справочника между АСБ и БГУ, что приводило к появлению однотипных элементов в системах и невозможности их идентификации и сопоставления.
• Отсутствие механизма согласования и контроля при добавлении новых элементов, что вызывало появление дублирующихся и некорректных записей.

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) была реализована на платформе «1С:Управление холдингом». В рамках проекта выполнены работы по сбору и систематизации требований к развитию системы, а также разработан и внедрен комплекс дополнительных функций, выходящих за рамки стандартной конфигурации.

Были решены следующие задачи:

• Реализована возможность сценарного моделирования планов и бюджетов.
• Обеспечена консолидация плановых и фактических показателей (финансовых и нефинансовых) в соответствии с организационно-функциональной структурой учреждения.
• Организован оперативный контроль исполнения бюджетов (отслеживание поступлений, выплат, доходов и расходов) на всех уровнях управления по ЦФО и в разрезе МВЗ.
• Создана система анализа фактического исполнения планов и бюджетов.
• Реализован механизм оперативного внесения корректировок в планы и бюджеты на основе мониторинга исполнения (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-фактный анализ, прогнозирование).
• Автоматизированы процессы формирования и согласования подразделениями заявок на закупку товаров.
• Интегрирована новая функциональность с действующей моделью бюджетирования и автоматизировано заполнение документов финансового планирования.
• Автоматизирован бизнес-процесс по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения.

В ходе проекта была оптимизирована работа блоков «Планирование» и «Казначейство», а также разработаны новые модули: «Сбор потребностей», «Обоснования проектов ПФХД» и «Создание НСИ».

В рамках проекта была оптимизирована работа двух основных блоков — «Планирование» и «Казначейство», а также разработаны новые модули: «Сбор потребностей», «Обоснования проектов ПФХД» и «Создание НСИ».

Функциональный блок «Планирование»

Автоматизация блока «Планирование» с учетом специфики автономных учреждений позволила достичь следующих результатов:

• Настроено 45 видов отчетов, включая:
  • 15 форм ввода данных о планируемых расходах и выплатах (2 заполняются автоматически из данных бухучета, 13 — вручную);
  • 15 форм промежуточных расчетов (автоматические);
  • 8 форм бюджетов и 2 формы мастер-бюджетов (автоматические);
  • 5 форм плана финансово-хозяйственной деятельности (автоматические).
• Реализована возможность заполнения данных вручную, копированием данных предыдущего периода или загрузкой из Excel-шаблонов с предварительной проверкой через VBA-скрипты. Валидация данных исключает значения с более чем двумя знаками после запятой, что повышает точность информации и ускоряет загрузку.
• Автоматизирован расчет плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и 10 бюджетов в соответствии с внутренними нормативами учреждения.
• Автоматическое формирование ПФХД, бюджетов движения денежных средств и расходов исключило ошибки ручного пересчета.
• Внедрено согласование форм по заданным маршрутам в единой системе, что устранило путаницу с версиями бюджетов.
• Реализована выгрузка данных в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» через интеграционное взаимодействие.
• Внедрено сценарное моделирование для анализа различных вариантов развития учреждения.
• Настроена автоматическая загрузка фактических данных из «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» и план-фактный анализ.

Функциональный блок «Казначейство»

На основе утвержденного ПФХД в системе автоматически формируются лимиты расходования денежных средств.

Автоматизация блока «Казначейство» обеспечила следующие возможности:

• Контроль расходования денежных средств с резервированием лимитов по договорам, что исключает перерасход;
• Автоматическое создание заявок на платеж на основе резервирований бюджета (графиков платежей по договорам);
• Формирование платежного календаря на основе утвержденных лимитов, данных резервирования и фактических показателей для контроля ликвидности;
• Анализ платежного календаря и формирование аналитических отчетов по контролю лимитов и исполнению плановых показателей;
• Автоматическое формирование доходной части платежного календаря на основе данных из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen);
• Формирование резервов для начисления процентов на неснижаемый остаток на расчетных счетах;
• Создание резервов для проведения аукционов по размещению средств на депозиты в уполномоченных банках;
• Формирование графиков поступлений процентов от размещения денежных средств в разрезе банков.

Специалисты по работе с доходными договорами получили возможность самостоятельного формирования отчетов по фактическим поступлениям, которые ранее готовились бухгалтерами вручную.

Функциональный блок «Сбор потребностей»

• Разработаны документы для формирования перечня товаров к закупке из единого справочника;
• Созданы механизмы корректировки согласованных заявок;
• Реализовано распределение товаров из заявок по проектам ПФХД и статьям КОСГУ;
• Внедрены отчеты для мониторинга статуса заявок подразделений и формирования смет расходов.

Функциональный блок «Обоснование проектов ПФХД»

• Разработаны 44 формы обоснований с возможностью импорта из Excel и создания непосредственно в системе;
• Создан документ «Обоснование к расчету начальной (максимальной) цены договора» для формализации условий договоров;
• Реализован отчет «Сводный отчет по 040 форме» с аналитикой в разрезе периодов, МВЗ, проектов и КОСГУ;
• Внедрена RPA-система для автоматического контроля расхождений и рассылки уведомлений;
• Доработан документ «Проект» для интеграции в процесс формирования финансово-экономических обоснований.

Функциональный блок «Создание НСИ»

• Проведена переработка справочников для повышения информативности;
• Разработан механизм формирования уникальных наименований элементов;
• Создана система согласования заявок на операции с элементами справочников;
• Настроен механизм актуализации классификаторов ОКПД2 и ОКВЭД2 из 1С:ИТС.

Итоговые результаты проекта

Благодаря внедрению автоматизированной системы бюджетирования на платформе «1С:Управление холдингом» был достигнут прогресс в оптимизации финансовых процессов. Реализация проекта позволила получить следующие результаты:

• Обеспечена прозрачность и достоверность информации о потребностях подразделений в товарах;
• Автоматизировано заполнение наиболее трудоемких форм системы;
• Внедрена роботизированная проверка соответствия плановых и фактических показателей;
• На 90% повышено качество элементов справочника;
• Полностью исключена необходимость ручной синхронизации справочника товаров, работ и услуг между системами.