Целью проекта стала комплексная автоматизация бюджетного процесса и контроля движения денежных средств для повышения эффективности финансового управления. В качестве платформы был выбран продукт «1С:Управление холдингом», который позволил не только автоматизировать основные финансовые операции, но и организовать полный цикл формирования потребностей структурных подразделений с последующей интеграцией в систему финансового планирования.
Особое внимание уделялось оптимизации процесса создания Плана финансово-хозяйственной деятельности — система предоставила пользователям инструменты для самостоятельного заполнения и расчета форм финансово-экономического обоснования. Для повышения точности контроля был внедрен механизм RPA, автоматически выявляющий расхождения между плановыми и фактическими показателями с рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам.
Также механизм RPA был использован для автоматизации бизнес-процесса по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения. Кроме того, в рамках проекта была разработана методология и реализована интеграция единого справочника товаров, работ, услуг между автоматизированной системой бюджетирования и внешними информационными базами.
Задачи проекта:
- Внедрить инструменты сценарного планирования и бюджетирования.
- Обеспечить консолидацию плановых и фактических показателей (как финансовых, так и нефинансовых) в соответствии с организационно-функциональной структурой учреждения.
- Организовать оперативный контроль исполнения бюджетов (отслеживание поступлений, выплат, доходов и расходов) на всех уровнях управления, в разрезе ЦФО и МВЗ.
- Реализовать аналитический модуль для оценки фактического исполнения планов и бюджетов.
- Предоставить функционал для оперативного внесения корректировок в бюджеты на основе мониторинга, включая контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-фактный анализ и прогнозирование.
- Автоматизировать процесс формирования и согласования подразделениями заявок на закупку товаров.
- Модернизировать и автоматизировать действующую модель бюджетирования, включая заполнение и расчет форм финансово-экономического обоснования.
- Роботизировать процедуру контроля и выявления расхождений между плановыми и фактическими показателями.
- Автоматизировать бизнес-процесс по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения.
- Сократить трудозатраты сотрудников на обработку данных за счет автоматизации формирования документов-обоснований и первичных форм.— Упростить и автоматизировать процессы ведения нормативно-справочной информации (НСИ).
- Разработать механизм интеграции для передачи данных справочников из автоматизированной системы бюджетирования во внешние информационные базы.
До начала проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками для внедрения автоматизированной системы бюджетирования (АСБ) стали:
- Разрозненные версии планов на разных компьютерах и, как следствие, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Длительный процесс пересчета бюджетов в файлах Microsoft Excel.
- Ручное формирование план-фактного анализа.
- Отсутствие оперативного контроля платежей до их попадания в клиент-банк.
- Ручное составление сводного платежного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и учреждению в целом.
Процесс планирования, контроля, корректировок и анализа потребностей также осуществлялся в Microsoft Excel. Такой подход создавал следующие проблемы в системе обеспечения:
- Разрозненные версии файлов у различных участников процесса и отсутствие единого достоверного источника информации.
- Отсутствие оперативной информации об изменении потребностей структурных подразделений.
- Высокие трудозатраты, связанные с обобщением информации и контролем обеспечения структурных подразделений.
Сбор данных по формам экономических обоснований осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками для оптимизации процесса планирования в АСБ стали:
- Заполнение информации в ручном режиме, что требовало значительных трудозатрат и приводило к ошибкам.
- Разрозненное хранение форм экономических обоснований на отдельных компьютерах и отсутствие единого достоверного источника информации.
- Необходимость ручной проверки плановых и фактических показателей и оповещения сотрудников о корректировках, что было крайне трудозатратно.
Работы по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения. Предпосылками для автоматизации процесса стали:
Заполнение информации в ручном режиме, что требовало значительных трудозатрат. Работа по хранению и добавлению новых элементов велась в предыдущей версии справочника «Наименование товара, работы, услуги». Предпосылками для разработки новой версии справочника в АСБ стали:
- Отсутствие синхронизации данных по элементам справочника между АСБ и БГУ, что приводило к появлению однотипных элементов в системах и невозможности их идентификации и сопоставления.
- Отсутствие механизма согласования и контроля при добавлении новых элементов, что вызывало появление дублирующихся и некорректных записей.
Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) была реализована на платформе «1С:Управление холдингом». В рамках проекта выполнены работы по сбору и систематизации требований к развитию системы, а также разработан и внедрен комплекс дополнительных функций, выходящих за рамки стандартной конфигурации.
Были решены следующие задачи:
- Реализована возможность сценарного моделирования планов и бюджетов.
- Обеспечена консолидация плановых и фактических показателей (финансовых и нефинансовых) в соответствии с организационно-функциональной структурой учреждения.
- Организован оперативный контроль исполнения бюджетов (отслеживание поступлений, выплат, доходов и расходов) на всех уровнях управления по ЦФО и в разрезе МВЗ.
- Создана система анализа фактического исполнения планов и бюджетов.
- Реализован механизм оперативного внесения корректировок в планы и бюджеты на основе мониторинга исполнения (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-фактный анализ, прогнозирование).
- Автоматизированы процессы формирования и согласования подразделениями заявок на закупку товаров.
- Интегрирована новая функциональность с действующей моделью бюджетирования и автоматизировано заполнение документов финансового планирования.
- Автоматизирован бизнес-процесс по актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет» по государственным закупкам учреждения.
В ходе проекта была оптимизирована работа блоков «Планирование» и «Казначейство», а также разработаны новые модули: «Сбор потребностей», «Обоснования проектов ПФХД» и «Создание НСИ».
В рамках проекта была оптимизирована работа двух основных блоков — «Планирование» и «Казначейство», а также разработаны новые модули: «Сбор потребностей», «Обоснования проектов ПФХД» и «Создание НСИ».
Функциональный блок «Планирование»
Автоматизация блока «Планирование» с учетом специфики автономных учреждений позволила достичь следующих результатов:
- Настроено 45 видов отчетов, включая:
- 15 форм ввода данных о планируемых расходах и выплатах (2 заполняются автоматически из данных бухучета, 13 — вручную);
- 15 форм промежуточных расчетов (автоматические);
- 8 форм бюджетов и 2 формы мастер-бюджетов (автоматические);
- 5 форм плана финансово-хозяйственной деятельности (автоматические).
- Реализована возможность заполнения данных вручную, копированием данных предыдущего периода или загрузкой из Excel-шаблонов с предварительной проверкой через VBA-скрипты. Валидация данных исключает значения с более чем двумя знаками после запятой, что повышает точность информации и ускоряет загрузку.
- Автоматизирован расчет плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и 10 бюджетов в соответствии с внутренними нормативами учреждения.
- Автоматическое формирование ПФХД, бюджетов движения денежных средств и расходов исключило ошибки ручного пересчета.
- Внедрено согласование форм по заданным маршрутам в единой системе, что устранило путаницу с версиями бюджетов.
- Реализована выгрузка данных в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» через интеграционное взаимодействие.
- Внедрено сценарное моделирование для анализа различных вариантов развития учреждения.
- Настроена автоматическая загрузка фактических данных из «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» и план-фактный анализ.
Функциональный блок «Казначейство»
На основе утвержденного ПФХД в системе автоматически формируются лимиты расходования денежных средств.
Автоматизация блока «Казначейство» обеспечила следующие возможности:
- Контроль расходования денежных средств с резервированием лимитов по договорам, что исключает перерасход;
- Автоматическое создание заявок на платеж на основе резервирований бюджета (графиков платежей по договорам);
- Формирование платежного календаря на основе утвержденных лимитов, данных резервирования и фактических показателей для контроля ликвидности;
- Анализ платежного календаря и формирование аналитических отчетов по контролю лимитов и исполнению плановых показателей;
- Автоматическое формирование доходной части платежного календаря на основе данных из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen);
- Формирование резервов для начисления процентов на неснижаемый остаток на расчетных счетах;
- Создание резервов для проведения аукционов по размещению средств на депозиты в уполномоченных банках;
- Формирование графиков поступлений процентов от размещения денежных средств в разрезе банков.
Специалисты по работе с доходными договорами получили возможность самостоятельного формирования отчетов по фактическим поступлениям, которые ранее готовились бухгалтерами вручную.
Функциональный блок «Сбор потребностей»
- Разработаны документы для формирования перечня товаров к закупке из единого справочника;
- Созданы механизмы корректировки согласованных заявок;
- Реализовано распределение товаров из заявок по проектам ПФХД и статьям КОСГУ;
- Внедрены отчеты для мониторинга статуса заявок подразделений и формирования смет расходов.
Функциональный блок «Обоснование проектов ПФХД»
- Разработаны 44 формы обоснований с возможностью импорта из Excel и создания непосредственно в системе;
- Создан документ «Обоснование к расчету начальной (максимальной) цены договора» для формализации условий договоров;
- Реализован отчет «Сводный отчет по 040 форме» с аналитикой в разрезе периодов, МВЗ, проектов и КОСГУ;
- Внедрена RPA-система для автоматического контроля расхождений и рассылки уведомлений;
- Доработан документ «Проект» для интеграции в процесс формирования финансово-экономических обоснований.
Функциональный блок «Создание НСИ»
- Проведена переработка справочников для повышения информативности;
- Разработан механизм формирования уникальных наименований элементов;
- Создана система согласования заявок на операции с элементами справочников;
- Настроен механизм актуализации классификаторов ОКПД2 и ОКВЭД2 из 1С:ИТС.
Итоговые результаты проекта
Благодаря внедрению автоматизированной системы бюджетирования на платформе «1С:Управление холдингом» был достигнут прогресс в оптимизации финансовых процессов. Реализация проекта позволила получить следующие результаты:
- Обеспечена прозрачность и достоверность информации о потребностях подразделений в товарах;
- Автоматизировано заполнение наиболее трудоемких форм системы;
- Внедрена роботизированная проверка соответствия плановых и фактических показателей;
- На 90% повышено качество элементов справочника;
- Полностью исключена необходимость ручной синхронизации справочника товаров, работ и услуг между системами.
