ERP-система для управления предприятием: какие задачи решает на производстве

ERP-система выступает в роли единой платформы, которая связывает учетные контуры предприятия. В статье рассматривается, что представляет собой ERP-система для управления предприятием, какие задачи решает на производстве, а также особенности ее выбора и внедрения.

Что такое ERP-система

Термин ERP происходит от Enterprise Resource Planning, что переводится как планирование ресурсов предприятия. Это класс корпоративных информационных систем, предназначенных для автоматизации учета и управления основными бизнес-процессами. Основным назначением ERP систем является создание единого информационного пространства, в котором финансовые, материальные и трудовые ресурсы отражаются в согласованных данных. Если объяснять простыми словами, ERP-система позволяет бухгалтерии, производственному цеху и складу работать с одними и теми же цифрами, исключая двойной ввод информации и расхождения в отчетах.

Структура и основные модули ERP

Архитектура ERP-решений, как правило, модульная. Это означает, что предприятие может внедрять только те блоки, которые актуальны на текущем этапе, с возможностью последующего расширения. Типичная ERP-система включает в себя набор функциональных модулей, охватывающих основные направления деятельности.

Финансовый контур

Блок финансов автоматизирует бухгалтерский и налоговый учет, управление денежными средствами на расчетных счетах и в кассе, расчеты с контрагентами. В этом модуле формируется регламентированная отчетность, ведется учет основных средств и нематериальных активов. Данные из других модулей стекаются в финансовый блок для расчета себестоимости и финансового результата.

Производственный модуль

В системах класса ERP производственный модуль отвечает за планирование выпуска продукции, диспетчеризацию производственных заданий, учет фактической выработки и анализ причин простоев оборудования. Подсистема позволяет вести спецификации изделий и технологические карты, а также рассчитывать потребность в материалах на смену или заказ.

Управление закупками и запасами

Модуль логистики обеспечивает учет товарно-материальных ценностей на складах, контроль поступления и отпуска материалов. Система автоматически формирует заявки на закупку на основании производственных планов, что позволяет избежать дефицита сырья или затоваривания склада.

Модуль продаж и взаимодействия с клиентами

Этот блок часто включает функции CRM: ведение базы контрагентов, регистрацию коммерческих предложений и заказов, контроль отгрузок и состояния взаиморасчетов. Хотя отличие ERP от CRM состоит в глубине проработки клиентской истории, в производственной ERP данный модуль необходим для связи плана продаж с производственным планом.

Кадровый контур и расчет заработной платы

Модуль управления персоналом автоматизирует кадровое делопроизводство, табельный учет рабочего времени и расчет заработной платы. В производственном контуре этот модуль также может использоваться для учета трудозатрат по конкретным заказам или видам работ.

Дополнительные подсистемы

Современные ERP-системы также могут включать модули управления качеством, управления ремонтами и техническим обслуживанием, а также инструменты бюджетирования и казначейства для финансового планирования.

Функции и задачи ERP на производстве

Производственный учет имеет свою специфику, и функции ERP систем ориентированы на ее покрытие. Рассмотрим ключевые задачи, которые решает ERP на производственном предприятии.

• Планирование производства на основе данных о заказах и запасах. Система позволяет сопоставить имеющиеся заказы клиентов или прогноз продаж с текущими остатками готовой продукции. На основании этого формируется план производства. Далее, на основе спецификаций, система автоматически рассчитывает потребность в материалах и комплектующих.
• Учет и контроль себестоимости. Себестоимость продукции рассчитывается на основании фактических затрат материалов, трудозатрат и накладных расходов, распределяемых согласно заданной методике. Детальный учет позволяет выявить, какие изделия или полуфабрикаты имеют отклонения от нормативной себестоимости.
• Оперативный контроль производственных операций. При наличии точек сбора данных, таких как терминалы на рабочих местах или интеграция с оборудованием, система позволяет фиксировать факт начала и окончания работ, выявлять простои и отклонения от технологии в режиме, приближенном к реальному времени.
• Управление запасами сырья и готовой продукции. Система помогает поддерживать оптимальный уровень складских запасов, своевременно инициируя закупки. Контроль сроков годности и партионный учет особенно актуальны для пищевой и химической промышленности.

Отличие ERP от CRM

Функции ERP и CRM часто пересекаются, однако их назначение различается. CRM-системы ориентированы на автоматизацию взаимодействия с клиентами: управление контактами, историей переговоров, воронкой продаж и маркетинговыми кампаниями. ERP-система управления предприятием ориентирована на внутренние ресурсы: финансы, материалы, производственные мощности. На практике эти системы могут обмениваться данными: CRM передает в ERP заказ клиента, а ERP возвращает данные об отгрузке и состоянии взаиморасчетов.

Типы ERP-систем

Классифицировать ERP-решения можно по способу развертывания и по модели лицензирования.

• Облачные решения. Программное обеспечение размещается на инфраструктуре поставщика, доступ пользователей осуществляется через веб-интерфейс. Компания платит регулярную подписку, не неся затрат на покупку серверного оборудования. Такой вариант подходит для небольших предприятий, которые хотят быстро получить работающий инструмент без развития собственного IT-отдела.
• Локальные решения. Система устанавливается на серверы заказчика. Компания приобретает лицензии на программное обеспечение и самостоятельно обеспечивает его работоспособность. Этот способ требует наличия квалифицированных специалистов или привлечения подрядчика для обслуживания, но обеспечивает полный контроль над данными. Локальные решения выбирают предприятия с высокими требованиями к информационной безопасности и уникальными бизнес-процессами, требующими доработок.
• Гибридные модели. Часть модулей может работать в облаке, а критичные контуры, например финансовый блок, остаются на локальных серверах. Такой подход встречается реже из-за сложностей с интеграцией и синхронизацией данных.

Также ERP-системы можно разделить на коробочные, то есть типовые, и отраслевые. Отраслевые решения содержат предустановленные настройки для конкретной сферы: машиностроение, торговля, строительство.

Для каких предприятий необходима ERP

Не существует жесткого критерия по обороту или численности, однозначно определяющего необходимость внедрения ERP. Потребность в системе возникает, когда существующие методы учета перестают обеспечивать достоверность данных и требуемую скорость получения отчетности.

Можно выделить несколько признаков, указывающих на необходимость перехода к ERP:

• данные бухгалтерского учета и складского учета расходятся, требуются регулярные инвентаризации для получения актуальных остатков;
• планирование закупок осуществляется без привязки к производственным планам, что ведет к дефициту или избытку материалов;
• руководство тратит время на сбор данных из разных источников для подготовки управленческой отчетности;
• компания ведет деятельность через несколько юридических лиц, и требуется консолидированная отчетность;
• растет доля производственного брака, и невозможно оперативно определить его причину.

Для небольших производств существуют облегченные версии ERP или решения на платформе 1С, адаптированные для малого и среднего бизнеса. Для крупных промышленных предприятий требуются системы с высокой производительностью и возможностью масштабирования.

Преимущества и недостатки ERP

Внедрение ERP-системы сопровождается как положительными эффектами, так и сложностями, которые следует учитывать при планировании проекта.

К положительным сторонам можно отнести:

• Единое информационное пространство. Учетные данные вводятся один раз и доступны всем подразделениям в соответствии с их правами. Это исключает расхождения в отчетах разных отделов.
• Снижение трудозатрат на рутинные операции. Автоматизация расчета потребности в материалах, формирования заказов поставщикам и закрытия периода уменьшает нагрузку на сотрудников.
• Контроль исполнения. Система позволяет отслеживать статус заказа, наличие материалов и загрузку оборудования в любой момент времени.
• Повышение качества планирования. Планы производства и закупок формируются на основании актуальных данных об остатках и заказах, что снижает риск остановки конвейера или затоваривания склада.

Сдерживающие факторы при внедрении:

• Стоимость проекта. Затраты включают приобретение лицензий, оплату услуг внедренцев, возможные расходы на доработку системы и покупку серверного оборудования.
• Длительность внедрения. Комплексный проект может занимать от полугода до нескольких лет в зависимости от масштаба и сложности бизнес-процессов.
• Необходимость регламентации процессов. Для работы в системе требуется формализовать процедуры: кто, когда и какие документы вводит. Отсутствие дисциплины учета сводит эффект от внедрения к минимуму.
• Сопротивление персонала. Переход на новую систему требует обучения и временного увеличения нагрузки на сотрудников, что может вызывать недовольство.

Применение ERP в разных отраслях

ERP-системы адаптируются под специфику конкретной отрасли. Отраслевые решения учитывают особенности учета, принятые в данной сфере.

• Машиностроение и металлообработка. Основной акцент делается на управление сложными изделиями с большим количеством входящих узлов и деталей. Важны учет загрузки оборудования и планирование ремонтов.
• Легкая и пищевая промышленность. Критически важен учет по характеристикам, таким как цвет, размер или сорт, а также партионный учет и контроль сроков годности.
• Строительство и девелопмент. ERP адаптируется под управление проектами: учет затрат по объектам, планирование этапов работ и поступлений денежных средств.
• Химическая и фармацевтическая промышленность. Высокие требования к прослеживаемости партий сырья и готовой продукции, учету рецептур и контролю качества.
• Сфера услуг и IT-компании. Основной ресурс — время сотрудников. ERP помогает учитывать трудозатраты по проектам и клиентам для последующей калькуляции стоимости услуг.

Маркеры необходимости внедрения ERP на производстве

Для производственного предприятия сигналом к началу проекта по автоматизации могут служить следующие ситуации:

• наличие незавершенного производства, объем которого невозможно точно оценить без инвентаризации;
• регулярные срывы сроков отгрузки из-за отсутствия нужных материалов на складе;
• сложности с расчетом фактической себестоимости единицы продукции;
• увеличение доли ручного труда при формировании производственных заданий.

Если перечисленные проблемы знакомы, значит, текущая система учета или ее отсутствие не справляется с возросшей нагрузкой.

Рекомендации по выбору ERP

Выбор системы начинается с формулировки требований. На этом этапе определяются ключевые бизнес-процессы, которые должны быть автоматизированы в первую очередь. Далее оцениваются доступные на рынке решения.

1. Для микробизнеса и малых производств до 20–30 сотрудников целесообразно рассмотреть облачные сервисы. Они не требуют покупки серверов и привлечения программистов. Функционала таких систем часто достаточно для ведения складского учета и оформления заказов.
2. Для средних предприятий с численностью от 50 до 250 сотрудников оптимальным выбором часто становятся решения на платформе 1С, такие как 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Комплексная автоматизация. Эти продукты позволяют вести полноценный производственный учет и могут быть доработаны под специфику предприятия силами штатного специалиста или подрядчика.
3. Для крупных производственных холдингов с разветвленной структурой необходимы системы класса ERP, способные обрабатывать большие массивы данных. На российском рынке распространены 1С:ERP КОРП, Галактика ERP, а также решения на базе свободного программного обеспечения с открытым кодом.

При выборе важно учитывать наличие у потенциального поставщика успешных проектов в вашей отрасли.

Пошаговый план внедрения ERP

Внедрение ERP-системы — это организационно сложный процесс, который требует участия как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.

1. Обследование и постановка задачи. Команда внедрения изучает текущие бизнес-процессы, выявляет узкие места и формирует техническое задание. На этом этапе определяются цели проекта и критерии успеха.
2. Выбор платформы и интегратора. Если на этапе обследования использовалась конкретная система, то теперь принимается окончательное решение о закупке лицензий и заключении договора с внедренческой компанией.
3. Организация проектной команды. Со стороны заказчика назначаются руководитель проекта и ключевые пользователи от бухгалтерии, производства, склада. Они будут участвовать в настройке и приемке системы.
4. Моделирование и прототипирование. На тестовой базе настраиваются основные процессы. Пользователи пробуют работать в системе, выявляют ошибки и несоответствия, вносятся корректировки.
5. Опытная эксплуатация. Система запускается параллельно с существующей. На этом этапе происходит двойной ввод данных для контроля корректности расчетов и выявления скрытых проблем.
6. Переход в промышленную эксплуатацию. Старая учетная система отключается, работа полностью переводится в ERP. Осуществляется поддержка пользователей в первый месяц работы.
7. Сопровождение и развитие. После завершения основного проекта продолжается техническая поддержка, а также возможны доработки под новые задачи бизнеса.

Риски при внедрении и способы их минимизации

Внедрение ERP может сопровождаться рисками, основными из которых являются:

• Отсутствие формализованных бизнес-процессов. Если на предприятии нет четких регламентов, их необходимо разработать до начала автоматизации или параллельно с ней.
• Низкая вовлеченность руководства. Если руководитель не участвует в проекте и не принимает ключевых решений, команда может потерять фокус и сроки будут сорваны.
• Попытка автоматизировать устаревшие или неэффективные процессы. Перед внедрением рекомендуется оптимизировать процессы, а не переносить их в новую систему без изменений.

Реализовать все эти этапы с минимальными рисками позволяют эксперты компании «МКСКОМ». Специалисты компании «МКСКОМ» обладают экспертизой в комплексном внедрении 1С:ERP Управление предприятием. Мы сопровождаем проект на всех этапах: от анализа бизнес-процессов и проектирования архитектуры до интеграции с операционным учетом, обучения сотрудников и дальнейшей поддержки. Это гарантирует, что внедренное решение будет точно соответствовать вашим задачам и обеспечит руководство своевременной и достоверной информацией для принятия управленческих решений. Чтобы получить детальную консультацию и предварительную оценку проекта, оставьте заявку.

Популярные российские ERP-системы

После изменения рыночной ситуации основная доля приходится на отечественное программное обеспечение.

• 1С:ERP Управление предприятием. Наиболее распространенное решение для среднего и крупного бизнеса. Позволяет вести производственный учет, управлять финансами и персоналом. Поддерживает сложные производственные цепочки. Имеет широкую партнерскую сеть, что облегчает поиск специалистов для внедрения и сопровождения. Версия 1С:ERP КОРП с расширенным функционалом подойдет для крупных компаний с разветвленной филиальной сетью или сложными схемами учета.
• Галактика ERP. Система, ориентированная на крупные промышленные предприятия и холдинги. Имеет отраслевые решения для машиностроения, металлургии и других отраслей.
• Парус. Используется на промышленных предприятиях и в организациях государственного сектора.

Также существуют системы на базе открытого кода, которые могут быть адаптированы под нужды конкретного предприятия силами собственной IT-службы.

Интеграционные возможности ERP

Современная ERP редко работает изолированно. Типичны интеграции с:

• системами управления складом для оптимизации адресного хранения;
• системами управления взаимоотношениями с клиентами для обмена данными о заказах;
• интернет-магазинами и маркетплейсами для автоматической выгрузки остатков и загрузки заказов;
• программами для проектирования для получения актуальных спецификаций;
• оборудованием, включая весы, сканеры и станки с ЧПУ, для автоматического сбора первичных данных.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли обойтись без ERP на небольшом производстве?
Если производство имеет простую структуру, например выпуск одного-двух видов продукции из ограниченного набора сырья, потребность в ERP может отсутствовать. Однако по мере роста номенклатуры и увеличения объемов риск ошибок при ручном учете возрастает.

Что выбрать: ERP на 1С или западную систему, ушедшую с рынка?
Использование систем, которые не поддерживаются на территории РФ, связано с рисками: отсутствие обновлений законодательства, сложности с технической поддержкой и поиском специалистов. Большинство компаний переходят на отечественное ПО или платформы с открытым кодом.

Сколько времени занимает типовое внедрение?
Срок зависит от объема автоматизируемых процессов. Внедрение на небольшом предприятии с одним юридическим лицом может занять 3–6 месяцев. Проект в холдинге с несколькими направлениями бизнеса может длиться 1.5–2 года.

Какие специалисты нужны для работы с ERP?
На этапе внедрения требуются консультанты со знанием предметной области и программисты. В процессе эксплуатации в штате достаточно иметь системного администратора и, при необходимости, одного-двух специалистов для поддержки пользователей и доработки отчетности.

Заключение

ERP-система для управления предприятием представляет собой инструмент, который позволяет связать производственные, финансовые и логистические процессы в единую учетную среду. На производстве ERP решает задачи планирования выпуска, контроля себестоимости и управления запасами, что в итоге влияет на ритмичность работы и прозрачность затрат. Выбор конкретного решения зависит от масштаба предприятия, отраслевой специфики и доступного бюджета. Внедрение требует времени и организационных усилий, но при правильном подходе позволяет снизить издержки и повысить управляемость бизнеса.