Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием: подробный разбор

Что представляет собой подсистема бюджетирования 1С:ERP

Подсистема «Бюджетирование» в 1С:ERP является не обособленным модулем, а интегрированным компонентом, связанным с оперативным учетом, управленческим учетом, казначейством и планированием производства. Ее задача — автоматизировать полный цикл бюджетного процесса: от формирования финансовых планов до контроля их исполнения и проведения план-фактного анализа. Система позволяет создать единое информационное пространство для участников процесса — от руководителей центра финансовой ответственности до финансового директора.

Идея заключается в связи оперативных бизнес-процессов, таких как продажи, закупки, производство, с их финансовым отражением в бюджетах. В результате хозяйственная операция, проведенная в системе, может быть спроецирована на статьи бюджетов, что дает картину отклонений. Это позволяет перейти от реактивного управления финансами, когда решения принимаются по факту возникновения проблем, к проактивному, основанному на прогнозах и корректировке планов. Подсистема бюджетирования превращает ERP-систему из учетного регистра в инструмент финансового моделирования и контроля.

Принципы работы и архитектура решения

В основе работы подсистемы лежит концепция бюджетной модели. Она определяет структуру и логику процесса. Модель бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием включает взаимосвязанные элементы. Это виды бюджетов, например, бюджет доходов и расходов (БДР) или бюджет движения денежных средств (БДДС). Каждый вид бюджета имеет структуру, состоящую из статей бюджетов, таких как «Выручка от продаж», «Фонд оплаты труда», «Закупка материалов».

Для детализации планов и факта используются аналитики бюджетирования: ЦФО (центры финансовой ответственности), проекты, номенклатурные группы, контрагенты. Гибкость системы позволяет настраивать произвольные аналитики, что важно для компаний со сложной структурой. Плановые данные могут вводиться различными способами: вручную, путем загрузки из таблиц, или автоматически рассчитываться на основании других планов системы, например, планов продаж или производственной программы. Получение фактических данных для сравнения с планом также происходит автоматически из документов оперативного и управленческого учета, что обеспечивает скорость закрытия периодов и актуальность информации.

Ключевые функциональные возможности подсистемы

Подсистема «Бюджетирование» в 1С:ERP предлагает набор функций для каждого этапа бюджетного цикла, охватывая аспекты работы с финансовыми планами.

Планирование и формирование бюджетов. Пользователи могут работать как с консолидированными бюджетами, так и заполнять планы по своим ЦФО. Система поддерживает создание сценариев бюджетирования в 1С:ERP, что актуально для разработки пессимистичного, оптимистичного и базового вариантов. Особенностью является возможность скользящего планирования, когда бюджет актуализируется на заданный период вперед по мере его истечения. Это позволяет компании быть гибкой. Кроме того, реализовано детальное планирование в разрезе статей и показателей бюджетов с возможностью использования валют и произвольных курсов для компаний, ведущих международный учет.

Согласование и утверждение. В 1С:ERP предусмотрен регламент утверждения бюджетов. Каждый экземпляр бюджета проходит многоуровневую процедуру согласования по маршрутам, которые настраиваются индивидуально. Ответственные лица видят связанные с ними задачи согласования в подсистеме бюджетирования 1С:ERP. На каждом этапе возможны комментарии, корректировки и возврат на доработку, что обеспечивает коллективную ответственность за план. Система фиксирует историю изменений и статус документа, что исключает потерю информации.

Контроль исполнения и оперативный учет. Для контроля расходования денежных средств реализован механизм бюджетных заявок. Сотрудник оформляет заявку на оплату или на совершение хозяйственной операции, система автоматически проверяет ее на соответствие лимитам по статьям бюджетов и при необходимости направляет на согласование. Это предотвращает траты. Фактическое исполнение бюджета отражается автоматически при проведении документов отгрузки, поступления, оплаты, что обеспечивает актуальность данных для план-фактного анализа. Механизм контроля можно настраивать с разной степенью жесткости: от предупреждений до запрета проведения документа при превышении лимита.

Мониторинг и анализ. Подсистема предоставляет инструментарий для анализа. Пользователи могут строить отчеты: план-фактный анализ, отчет об исполнении бюджета в разрезах, анализ отклонений с детализацией до первичного документа. Система позволяет визуализировать данные в виде графиков и диаграмм, что упрощает восприятие информации для принятия решений. Инструментом является возможность формирования прогнозного баланса на основе данных бюджетов доходов и расходов, а также движения денежных средств, что дает представление о будущем финансовом состоянии.

Детальный процесс настройки системы бюджетирования в 1С:ERP

Функционирование подсистемы зависит от ее предварительной настройки. Этот процесс требует совместной работы бизнес-аналитиков, финансистов и технических специалистов и может быть разбит на итерации при автоматизации бюджетирования в 1С:ERP.

• Этап 1: Разработка методологии. Прежде чем приступать к настройкам в программе, необходимо разработать и утвердить регламент бюджетного процесса компании. Следует определить перечень используемых бюджетов, их структуру, аналитики, периодичность, ответственных лиц и этапы согласования. Без методологии настройка бюджетирования в 1С:ERP превратится в техническую работу. На этом этапе также определяется, какие данные и из каких источников будут использоваться для планирования и получения фактических данных.
• Этап 2: Настройка справочников и классификаторов. В системе необходимо создать и заполнить справочники, которые будут использоваться как аналитики: ЦФО, статьи бюджетов, проекты, сценарии планирования. Внимание уделяется статьям. Каждой статье задается тип — доход, расход, движение денег, а также связь со счетами управленческого учета или видами движения денежных средств, правила ее планирования и получения фактических данных. Правила получения фактических данных — это настройки, которые связывают документы оперативного учета с конкретными статьями бюджетов, обеспечивая автоматическое заполнение факта.
• Этап 3: Конфигурация бюджетной модели. Это часть настройки. Администратор системы создает виды бюджетов, определяет их периодичность — месяц, квартал, год, устанавливает структуру, добавляя статьи и аналитики. На этом же этапе настраиваются правила автоматического расчета плановых показателей и правила получения фактических данных из документов оперативного учета. Здесь же задаются формы ввода для пользователей, которые могут упростить работу, предоставляя нужные для заполнения поля.
• Этап 4: Настройка процессов согласования и прав доступа. Для каждого вида бюджета или для этапов создаются маршруты согласования с указанием последовательности ответственных. Настройка прав пользователей позволяет разграничить доступ: один сотрудник может только вводить данные по своей статье, другой — видеть сводный бюджет по подразделению, третий — утверждать документ. Это обеспечивает конфиденциальность информации и следование регламенту. Также настраиваются лимиты расходования денежных средств для статей, что является основой для механизма контроля через заявки.

Преимущества и выгоды от использования встроенных инструментов бюджетирования в 1С:ERP

• Преимущество — комплексность подхода. Поскольку 1С:ERP Управление предприятием является единой системой, процесс бюджетирования строится не на изолированных данных, а на операциях компании. Это обеспечивает точность план-фактного анализа и устраняет проблему разночтений между данными отделов. Участники работают с единой версией данных.
• Автоматизация операций экономит время финансистов. Часть данных попадает в бюджеты автоматически, снижая количество ошибок, связанных с ручным вводом. Контроль расходования денежных средств через бюджетные заявки позволяет предотвратить кассовые разрывы и повысить финансовую дисциплину, обеспечивая использование средств.
• Система отличается гибкостью и масштабируемостью. Бюджетную модель можно адаптировать под меняющиеся условия бизнеса, добавлять статьи, аналитики и сценарии. Использование встроенного бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием исключает необходимость интеграции с внешними системами бюджетирования, снижая стоимость владения.

Профессиональное внедрение системы бюджетирования

Реализация полного потенциала подсистемы бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием требует не только технической настройки, но и глубокой методологической проработки. Правильно выстроенные бюджетные модели, регламенты планирования и контроля превращают систему в эффективный инструмент финансового управления.

Специалисты компании «МКСКОМ» обладают экспертизой в комплексном внедрении 1С:ERP, включая настройку и автоматизацию процессов бюджетирования. Мы сопровождаем проект на всех этапах: от анализа бизнес-процессов и проектирования архитектуры бюджетной модели до интеграции с операционным учетом, обучения сотрудников и дальнейшей поддержки. Это гарантирует, что внедренное решение будет точно соответствовать вашим задачам и обеспечит руководство своевременной и достоверной информацией для принятия управленческих решений. Чтобы получить детальную консультацию и предварительную оценку проекта, оставьте заявку.

Переход на бюджетирование в 1С:ERP — этапы внедрения

Внедрение подсистемы — это проект, который требует подготовки, выделения ресурсов и следования этапам. Рассмотрим шаги.

1. Анализ и проектирование. Специалисты совместно с заказчиком изучают существующие процессы финансового планирования и контроля, выявляют потребности и формулируют цели. На основе этого разрабатывается техническое задание, где описывается бюджетная модель и регламенты ее использования. На этом этапе проводятся интервью с пользователями из подразделений.
2. Прототипирование и настройка. В тестовой базе данных выполняется настройка бюджетирования в 1С:ERP в соответствии с методологией. Создается прототип, который демонстрируется пользователям для сбора обратной связи и внесения корректировок. Это итеративный процесс, в ходе которого модель уточняется и доводится до состояния, удовлетворяющего бизнес-требованиям.
3. Обучение пользователей. Обучение участников процесса необходимо. Проводятся тренинги для руководителей ЦФО, экономистов планово-экономического отдела, финансовых контролеров. Сотрудники учатся работать с интерфейсом ввода плановых данных, оформлять бюджетные заявки, формировать и анализировать отчеты. Обучение должно быть практическим, на примерах, близких к задачам компании.
4. Пилотная эксплуатация и запуск. Система запускается в ограниченном контуре, например, для подразделения или по виду бюджета. Это позволяет в условиях отработать процессы, выявить и исправить ошибки настроек или регламентов. После завершения пилотного проекта, анализа его итогов и проведения дополнительного обучения производится запуск системы бюджетирования для организации.
5. Сопровождение и развитие. После запуска начинается этап сопровождения. Специалисты оказывают поддержку пользователям, помогают решать вопросы. По мере развития бизнеса может потребоваться донастройка или расширение функционала подсистемы, добавление отчетов или аналитик. Система бюджетирования должна эволюционировать вместе с компанией.

Интеграция с другими подсистемами

Решение раскрывается в его связях. Планы продаж из CRM-части системы становятся основой для планирования доходной части БДР и поступлений в БДДС. Производственные планы трансформируются в планы закупок сырья и расходов на оплату труда. Данные об отгрузках, поступлениях товаров и услуг, начислениях заработной платы, движениях по счетам и кассе отражаются в качестве показателей исполнения бюджетов. Механизм управленческого учета служит источником данных для финансовых показателей, обеспечивая консолидацию в рамках холдинга. Например, заявка на закупку, созданная в модуле закупок, при проведении проверяется на соответствие бюджету, а после превращения в документ поступления становится фактом по статье затрат. Такая автоматизация закрывает разрывы между операционным планированием и финансовым учетом.

Формирование отчетности и углубленный анализ исполнения бюджетов

Для анализа в системе доступен набор стандартных отчетов, которые можно настраивать под нужды. Отчетом является «План-фактный анализ», который можно сформировать по виду бюджета в разрезе статей, ЦФО, проектов и других аналитик. Система позволяет детализировать отклонение вплоть до документов, которые его сформировали. Это дает возможность не только констатировать расхождение, но и понять его операционную причину.

Возможно создание произвольных отчетов с помощью встроенного конструктора или механизма внешних обработок. Это позволяет финансовым аналитикам строить разрезы и группировки данных. Например, можно сравнить исполнение бюджета по сценариям или проанализировать динамику финансовых показателей за периоды. Возможность проводить план-фактный анализ в режиме реального времени меняет скорость реакции руководства на тенденции.

Заключение

Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием — это инструмент для построения системы финансового управления. Его настройка и внедрение позволяют перейти от фрагментарного планирования к управлению финансами компании, повысить дисциплину и обоснованность решений. Система дает инструмент для контроля за движением денежных средств, доходами и расходами, обеспечивая прозрачность и предсказуемость финансового состояния бизнеса. Внедрение этого блока требует подхода, проработки методологии и обучения персонала, однако инвестиции в его настройку окупаются за счет повышения финансовой устойчивости и управляемости компании. Интеграция процессов планирования, учета, контроля и анализа в контуре 1С:ERP создает основу для достижения целей и развития в условиях рынка.