Как работает блок казначейства в 1С:УХ

Основные возможности блока «Казначейство» в 1С:УХ перечислены ниже.

1. Централизованное казначейство

После внедрения блока «Казначейство» все пользователи (казначеи, менеджмент, согласующие и заявители как головной, так и дочерних организаций) начинают работать в одной системе. Скорость согласования платежей возрастает, а обработки платежей – снижается. Работа в одном окне особенно упрощает работу в холдинговых структурах с большим количеством компаний. При этом права доступа настраиваются каждому сотруднику индивидуально, конфиденциальная информация надежно защищена.

Возможна доработка автоматического обмена документами с учетными системами, после которой работа казначеев и сотрудников общего центра обслуживания (ОЦО) производится только в 1С:Управление Холдингом.

В расширенном варианте централизованного казначейства возможна реализация сценария работы ОЦО как «Единого плательщика» и «Единого заемщика». Заказчик выбирает подходящий вариант централизации для его бизнеса. Блок «Казначейство» 1С:Управление Холдингом гибко подстраивается под разные варианты.

2. Фабрика платежей и управление ликвидностью

Фабрика платежей в 1С:Управление Холдингом – это концепция, подразумевающая централизованное управление финансовыми потоками холдинга, при котором все операции от планирования до исполнения оплаты производятся оптимально.

1С:УХ позволяет автоматически создавать и оперативно согласовывать заявки на оплату, управлять ликвидностью и обеспечивать платежи «точно в срок», снизить затраты на обработку и проведение платежей.

Рисунок 1 – Фабрика платежей и управление ликвидностью в 1С

2.1. Планирование платежей и бюджетный контроль

Подсистема бюджетирование в 1С:УХ позволяет создавать любые бюджеты, в т.ч. бюджет движения денежных средств (БДДС). На основании утвержденного БДДС можно устанавливать лимиты по статьям движения денежных средств. Причем установка лимита возможна как отдельно по статье, так и детальнее, например, по статье в разрезе поставщиков: в зависимости от выбранных настроек лимитирования, а также детализации самого БДДС.

В 1С:УХ гибко настраивается обработка события «превышение суммы лимита»: можно блокировать проведение таких заявок, информировать ответственного контролера, потребовать приложить обоснование или направить заявку на дополнительное согласование.

Кроме контроля превышения бюджета в заявках могут быть настроены другие контроли: наличие задолженности по договору, превышение общей суммы по договору, проверка надежности контрагентов.

Рисунок 2 – Подсистема «Казначейство». Форма заявки на оплату в 1С

Система позволяет осуществлять бюджетный контроль лимитов БДДС не только по документам казначейства, но и на более ранних этапах работы с обязательствами: при заключении договора, отправки заказа поставщику или согласовании заявки на закупку.

2.2. Автоматическое создание заявок на оплату

Настройка блока «Казначейство» УХ под контур Заказчика позволяет автоматически формировать Заявки на оплату сразу после проведения Поступлений товаров и услуг во внешних учетных системах. При этом в сформированных заявках отображается актуальный график расчета по договору, условия оплаты и документы-основания платежа.

2.3. Согласование заявок на оплату: по эл. почте и Telegram

Заявки на оплаты, реестры платежей, договоры – для всех документов и справочников можно включить согласование. Настраиваются любые маршруты согласования. Каждый пользователь может самостоятельно добавить заместителя или дополнительного согласующего. Документы можно согласовывать, не заходя в систему – через корпоративную почту или Telegram.

2.4. Управление ликвидностью, утверждение реестра платежей

Интерфейсы «Платежный календарь» и «Платежная позиция» показывают планируемое сальдо на расчетном счете с учетом созданных заявок на оплату и плановых поступлений. С их помощью можно проанализировать предварительно согласованные платежи на ближайшие несколько дней и при необходимости – перенести платежи на другую дату, переместить денежные средства между счетами или заранее увидеть необходимость привлечения кредитных средств. Использование функционала в комплексе с планированием БДДС позволяет избежать кассовых разрывов и оптимально размещать свободные денежные средства.

Использование документа «Реестр платежей» позволяет руководству утвердить или изменить финальный, согласованный всеми перечень платежей.

Рисунок 3 – Подсистема «Казначейство». Реестр платежей в 1С

2.5. Формирование платежных поручений и обмен с банком

В программе используется стандартный функционал формирования платежных поручений и обмена с банком, проверенный на тысячах предприятий, использующих продукты компании 1С.

2.6. Разнесение банковской выписки

В 1С:Управление холдингом присутствует возможность автоматического разнесения банковской выписки, что существенно снижает нагрузку персонала на обработку документов из банка.

Разнесение выписки происходит:

• по видам операций;
• согласно информации, указанной в заявках на оплату;
• за счет настройки специальных шаблонов: в привязке к контрагентам, ключевым словам в назначении платежа или другим реквизитам.

3. Дополнительные функции

3.1. Управление договорами финансирования и расчет ковенант

По кредитным договорам и договорам займа система позволяет удобно загружать или рассчитывать плановые графики платежей, отображать в графиках данные по фактическим оплатам. По договорам финансирования можно вести учет залогов и поручительств, планировать остаток свободных лимитов, указывать ковенанты и рассчитывать их выполнение.

3.2. Размещение свободных денежных средств

В блоке «Казначейство» в УХ предусмотрен учет депозитов, договоров МНО и овернайт. Заполнение информации позволяет точно планировать будущие поступления, учитывать ограничения по неснижаемому остатку при планировании платежей.

3.3. Валютный контроль

Функциональность валютного контроля в 1С:Управление Холдингом позволяет:

• Вести учет нужных операций, создавать документы «Сведения о валютных операциях» и «Справка о подтверждающих документах».
• Создавать задачи и напоминания о необходимости предоставления документов исполнителям и ответственным.
• С помощью отчетов подсистемы анализировать сроки репатриации валюты по созданным документам.

3.4. Отчетность казначейства

Программный продукт позволяет анализировать необходимые финансовые показатели, провести план-фактный анализ, найти отклонения по срокам процессов. В программе 1С:УХ реализован удобный конструктор дашбордов, позволяющий настраивать нужную информацию под исполнителя / руководителя казначейства / менеджмент компании.

Ежедневные рассылки, привязанные к окончанию разнесения банковской выписки или другому событию, позволяют руководству оперативно планировать платежи на предстоящий день.

Рисунок 4 – Аналитический отчет. Информация для казначея

3.5. Прочее: операции с ценными бумагами, управление рисками

Система позволяет вести учет ценных бумаг, таких как акции, облигации и векселя. Заполнение данных в системе позволяет воспользоваться функциональностью по анализу валютных и кредитных рисков.

Заключение

Функциональность блока «Казначейство» в 1С:УХ имеет широкий набор инструментов для гибкой настройки под потребности компании, позволяет централизовать управление финансовыми потоками, анализировать и оптимизировать распределение ресурсов, планировать платежи и устанавливать лимиты, при этом сохраняя удобство использования для пользователей.