Как правильно настроить контроль бюджетных лимитов в 1С:УХ

В данной статье рассмотрим, как настроить контроль бюджетных лимитов в 1С:УХ на основе данных бюджетирования. Разберем процесс установки и контроля лимитов на основе бюджета БДДС. Для этого будем использовать созданный в системе бюджет (вид отчета БДДС).

1. Контроль лимитов – основные настройки

Настроить справочники «Организации», «Валюты» (если используется несколько валют) и «Сценарии».

Далее создать статьи движения денежных средств (ДДС) в 1С с необходимыми аналитиками (Рисунок 1).

На показателе бюджета шесть аналитик и в системах ERP тоже шесть аналитик. Это позволяет организовывать кросс-функциональный процесс по работе с лимитами, что упрощает работу с лимитами и их понимание.

Рисунок 1 – Статьи движения денежных средств в 1С

2. Интерфейс «Управление планами и лимитами»

Работа с планами и лимитами выделена в подсистему «Планирование и контроль». Для настройки бюджетов необходимо перейти в интерфейс «Управление планами и лимитами» (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Подсистема «Планирование и контроль». Управление планами и лимитами

В открывшейся форме настройки задаются индивидуально для каждого вида бюджета БДР и БДДС. Также указывается период начала действия настроек (Период действует до введения новых параметров).

В форме «Управления планами и лимитами» на вкладке «Параметры» необходимо заполнить следующие реквизиты (Рисунок 3):

• Периодичность планирования и Периодичность лимитирования – период лимитирования не может быть меньше периода планирования.
• Периодичность резервирования.
• Валюта – валюта, в которой выполняется контроль лимитов:
  • В валюте управленческого учета – лимит задается в валюте управленческого учета. Проверка выполняется путем пересчета суммы документа в валюту управленческого учета по курсу на дату документа.
  • В валюте лимитирования ЦФО – валюта задается для каждого ЦФО по гиперссылке. Проверка выполняется путем пересчета суммы документа в валюту ЦФО по курсу на дату документа. Валюта используется по умолчанию в случае, если ЦФО не задан.
  • В валюте операции – лимит задается для каждой валюты, в которой осуществляется операция.
• Реакция системы на превышение контроля (при превышении лимита):
  • Блокировать проведение документа – система не позволяет провести документ в случае нарушения контроля лимита, ни при каких условиях.
  • Информировать – система сообщает о нарушении контроля лимита, но позволяет провести документ.
  • Не контролировать – контроль лимитов не производится.
• Реакция системы на превышение контроля (при превышении резерва):
  • Не контролировать – контроль резерва не производится.
  • Информировать – система сообщает о нарушении контроля, но позволяет провести документ.
  • Блокировать проведение документа – система не позволяет провести документ в случае нарушения контроля.
• Флаг «Контроль закупок» – если нужно контролировать БДДС по документам подсистемы закупок.

Рисунок 3 – Новая форма «Управление планами и лимитами» в релизе 1С:Управление холдингом 3.2

Далее перейти на вкладку «Статьи бюджета». Вкладка предназначена для настройки контроля по каждой статье. Можно настроить контроль по аналитикам статьи и действие системы при превышении лимита и резерва.

Также есть возможность создать контроль по группе статей (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Управление планами и лимитами. Статьи бюджета. Аналитики

На вкладке «Группы настройки статей» можно настроить периодичность, действия при превышении лимита и резерва для группы статей из общего списка. При установке флага «Контроль по группе» контроль будет осуществляться по сумме всех статей, входящих в группу (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Управление планами и лимитами. Настройка группы статей

3. Включение контроля лимитов для определенного бюджета

В системе заведен экземпляр отчета, на основе которого будут установлены лимиты (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Экземпляр отчета в 1С:УХ

В подсистеме «Бюджетирование, отчетность и анализ» выбрать раздел «Виды бланков отчетов». Открыть созданный заранее вид отчета БДДС.

Убедиться, что в реквизите «Назначение» выбрано «Бюджет движения денежных средств» (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Виды отчетов

Перейти на вкладку «Установка лимитов». Включить «Может использоваться для установки лимитов» (Рисунок 8).

Выбрать колонку БДДС. Выбираем ту колонку, в которой хранятся данные, по которым нужно устанавливать лимиты.

Рисунок 8 – Виды бланков отчетов. Настройка контроля лимитов

4. Включение контроля лимитов для выбранного отчетного периода

В решении 1С:УХ можно устанавливать лимиты для разных периодов по разным видам отчета. Это особенно актуально, когда изменяется бюджетная модель.

В подсистеме «Бюджетирование, отчетность и анализ» выбрать раздел «Управление отчетным периодом». Открыть период и перейти в раздел «Управление лимитами». Установить флаг напротив «Устанавливать лимиты». Перейти по гиперссылке «Виды отчетов для установки лимитов». В открывшемся окне выбрать созданный отчет БДДС. Сохранить данные (Рисунок 9).

Рисунок 9 – документ «Управление отчетным периодом»

5. Установка лимитов

Вернуться в интерфейс «Управление планами и лимитами». Нажать на вкладку «Установка лимитов».

Нажать на кнопку «Действия», выбрать «Установить лимиты» по «по периоду» (по всем ЦФО) или «по выбранным ЦФО и проектам» (определенный ЦФО и проект) (Рисунок 10).

Рисунок 10 – Управление планами и лимитами. Установить лимиты

6. Корректировка лимитов

При превышении плановых лимитов в конфигурации 1С:Управление Холдингом 3.2 можно увеличить лимиты несколькими способами. Один из способов увеличения лимита – это создать заявку на корректировку планов и лимитов (Рисунок 11, Рисунок 12).

Рисунок 11 – Заявка на оплату в 1С

Рисунок 12 – Заявка на корректировку планов и лимитов

Обработка заявок на корректировку планов и лимитов выполняется в подсистеме «Управление планами и лимитами». Создается корректировка планов и лимитов с указанием за счет чего увеличить лимит по статье (Рисунок 13, Рисунок 14):

• увеличение суммы лимита по выбранной строке или по всем строкам;
• обеспечение необходимой суммы за счет переноса суммы с другой статьи, ЦФО, проекта, периода.

Рисунок 13 – Управление планами и лимитами. Корректировки

Рисунок 14 – Корректировка планов и лимитов бюджета в 1С:Управление Холдингом

После проведения и согласования корректировки планов и лимитов, будет увеличен лимит по заявке и ее можно будет провести.

7. Контроль бюджетных лимитов при работе с документами

Рассмотрим, как реализован контроль лимитов в заявках на оплату. Информация о нарушении контроля бюджетных лимитов документа выводится на вкладке «Контроль документа». Для вывода отчета по контролю необходимо нажать на гиперссылку «Подробнее» (Рисунок 15, Рисунок 16).

Рисунок 15 – Казначейство. Заявка на оплату. Контроль бюджетных лимитов нарушен. Контроль бюджетных резервов не требуется.

Рисунок 16 – Подробнее. Отчет контроль лимита БДДС

Как система отреагирует на превышение лимита, определяется ранее выполненными настройками. Если настроено информирование, то пользователь сможет провести и отправить заявку на согласование. Если настроено блокировать проведение документа – то система не даст провести заявку на оплату, пока не будут скорректированы лимиты.

8. Отчеты для контроля бюджетных лимитов

В 1С:Управление холдингом на рабочем месте «Управление планами и лимитами» предусмотрен инструмент для контроля исполнения бюджетов «Контроль исполнения» (Рисунок 17).

Рисунок 17 – Контроль исполнения лимитов в 1С

В подсистеме «Планирование и контроль» можно сформировать отчет по лимитам (Рисунок 18).

Рисунок 18 – Отчет по лимитам 1С:УХ

Заключение

В конфигурации 1С:Управление Холдингом 3.2 расширен перечень документов, для которых доступен бюджетный контроль. В системе реализован новый регистр «Операции бюджетов», позволяющий производить расчеты более прозрачно.

Система предлагает богатый набор инструментов для управления лимитами, и вы можете выбрать вариант, подходящий именно вашей компании.