Контроль бюджетных лимитов в 1С:УХ

В данной статье рассмотрим особенности, ключевые аспекты и результаты контроля бюджетных лимитов в 1С:УХ.

1. Общая информация о лимитах в 1С:УХ

Установка и контроль лимитов в 1С:Управление холдингом 3.2 представляет следующий процесс: настройка лимитов, установка лимитов, корректировка лимитов, контроль лимитов (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Процесс настройки, установки, корректировки, контроля лимитов 1С

Лимиты могут устанавливаться по видам бюджетов:

• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• бюджет доходов и расходов (БДР).

Виды документов, для которых предусмотрен контроль бюджетных лимитов и бюджетных резервов:

• заявка на оплату;
• заявка на расход;
• операционный план;
• резервирование;
• заявка на привлечение финансов;
• заявка на обеспечение;
• строка планов закупок;
• лот;
• протокол выбора победителя;
• договор;
• заказ поставщику;
• корректировка планов и лимитов;
• заявка на корректировку планов и лимитов.

2. Виды контроля документов

В типовой конфигурации 1С:Управление холдингом есть два варианта контроля лимитов: мягкий и жесткий.

• Мягкий контроль лимитов означает, что для некоторых комбинаций и аналитик статьи пользователь может превысить установленные лимиты.
• Жесткий контроль означает, что пользователь ни при каких условиях не сможет превысить лимит по статье.

Вид контроля документа можно настроить в подсистеме «Планирование и контроль» в разделе «Виды контроля документов» (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Подсистема «Планирование и контроль» в 1С

Для вида контроля устанавливается соответствующий режим контроля (Рисунок 3):

• По настройкам лимитирования – параметры контроля определены настройками лимитирования.
• Блокировать проведение документа – система не позволяет провести документ в случае нарушения контроля лимита.
• Информировать – система сообщает о нарушении контроля лимита, но позволяет провести документ.
• Не контролировать – контроль лимитов не производится.

Рисунок 3 – Настройка и справочники. Виды контроля документа

Периодичность лимитирования больше или равна периодичности планирования.

Соотношение периодичности лимитирования и периодичности планирования представлено следующим образом:

• Периодичность лимитирования: День;
• Периодичность планирования: День;

• Периодичность лимитирования: Неделя;
• Периодичность планирования: Неделя / День;

• Периодичность лимитирования: Декада;
• Периодичность планирования: Декада / Неделя / День;

• Периодичность лимитирования: Месяц;
• Периодичность планирования: Месяц / Декада / Неделя / День;

• Периодичность лимитирования: Квартал;
• Периодичность планирования: Квартал / Месяц / Декада / Неделя / День;

• Периодичность лимитирования: Полугодие;
• Периодичность планирования: Полугодие / Квартал / Месяц / Декада / Неделя / День;

• Периодичность лимитирования: Год;
• Периодичность планирования: Год / Полугодие / Квартал / Месяц / Декада / Неделя / День;

3. Детализация устанавливаемых лимитов

Детализация устанавливаемых лимитов может быть по статье, а может быть детальнее. Для более детальной детализации необходимо указать аналитики.

Пример: БДДС + Контрагенты + Договоры

Равное количество аналитик по статье в бюджетировании, планировании и лимитировании значительно упрощает работу с лимитами и их понимание. На показателе бюджета шесть аналитик и в других системах, например, ERP тоже шесть аналитик. Это дает возможность организовывать кросс-функциональный процесс по работе с лимитами.

4. Способ установки лимитов

Лимиты можно установить:

• Бюджетами – это удобно, когда в системе ведется бюджетирование, будет достаточно ссылки на нужный отчет.
• Операционным планом – если в системе не ведется бюджетирование, или, например, для установки дополнительных лимитов по определенному ЦФО.

Кроме того, лимиты устанавливаются и контролируются:

• в валюте управленческого учета;
• в функциональной валюте организации;
• в валюте операции.

5. Как увидеть информацию о результатах контроля

А) Отображение информации о результатах контроля в документе (особенно жесткий контроль)

Контроль документа выполняется системой в момент записи документа в соответствии с настройками лимитирования.

Нарушение контроля видит пользователь, выполняющий проведение документа.

Информация о нарушении контроля бюджетных лимитов документа выводится на вкладке «Контроль документа». Для вывода отчета по контролю необходимо нажать на гиперссылку «Подробнее» (Рисунок 4, Рисунок 5).

Рисунок 4 – Казначейство. Заявка на оплату. Контроль бюджетных лимитов нарушен

Рисунок 5 – Отчет по лимитам 1С:УХ

Б) Отображение информации о результатах контроля в формате отчета

Отчет предназначен для использования сотрудниками финансового департамента. По отчету видно остатки, риски завершения, возможные корректировки лимитов с одной статьи на другую.

Отчет по лимитам формируется в подсистеме «Планирование и контроль» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Отчет по лимитам 1С:УХ

Заключение

1С:Управление холдингом предлагает богатый и гибкий набор инструментов для контроля бюджетных лимитов, позволяя выбрать стратегию — от «жесткой» блокировки до информирования — и детализацию, соответствующие бизнес-процессам вашей компании.

Компания «МКСКОМ» обладает экспертизой во внедрении 1С:УХ и поможет настроить контроль лимитов, который станет реальным инструментом экономии. Оставьте заявку для проведения предварительного анализа ваших задач.