Внедрение информационной системы бюджетирования и управления договорами в ПАО «Россети»

Внедрение информационной системы на платформе «1С:Управление холдингом» для автоматизации бюджетирования и управления договорами в «Россетях» было направлено на достижение следующих бизнес-результатов: унификацию процессов финансового планирования, повышение прозрачности и контроля исполнения бюджета, интеграцию смежных систем и сведение к минимуму ручного труда.

Задачи проекта:

• Унифицировать процессы формирования, согласования и утверждения бюджетных заявок всеми центрами финансовой ответственности (ЦФО);
• Автоматизировать полный цикл бюджетного управления: от планирования и корректировок до контроля исполнения и формирования отчетности;
• Настроить автоматический сбор фактических данных из учетной системы на базе «1С:Бухгалтерия 8» для анализа исполнения бюджета;
• Реализовать выгрузку консолидированных бюджетов в 52 стандартизированных форматах для аналитики и принятия решений;
• Внедрить автоматический контроль соответствия заключаемых договоров утвержденным бюджетным лимитам;
• Обеспечить интеграцию с корпоративной системой документооборота на платформе EMC Documentum через разработанные web-сервисы;
• Настроить вспомогательные аналитические отчеты для глубокого анализа финансовых показателей.

Перед внедрением системы в холдинге существовал ряд сложностей, мешавших эффективному управлению финансами и договорами:

• Разные подходы к планированию. Подразделения заполняли бюджетные заявки по-своему, из-за чего их было сложно сводить в единый бюджет, а процесс согласования занимал много времени.
• Отсутствие связи между бюджетами и договорами. Не было автоматической проверки, укладываются ли новые договоры в утвержденные лимиты. Это создавало риск превышения расходов.
• Сложность подготовки отчетов. Получение актуальных данных о факте и формирование отчетов требовало ручной работы и значительных временных затрат из-за нехватки аналитики в учетной системе.

Это снижало скорость и обоснованность принятия управленческих решений.

Для комплексного решения поставленных задач была внедрена централизованная информационная система на платформе «1С:Управление холдингом». В рамках проекта была проведена автоматизация ключевых процессов бюджетного управления и контроля договоров.

Внедренный функционал включает:

Полный цикл бюджетного управления

• Формирование, корректировка и утверждение сводного бюджета холдинга.
• Контроль его исполнения в режиме онлайн.
• Автоматическое формирование отчетов об исполнении бюджета.

Сквозной контроль договорной деятельности

• Внедрен автоматизированный контроль соответствия заключаемых договоров утвержденным бюджетным лимитам.

Технологическая интеграция и аналитика

• Настроен автоматический сбор фактических данных из учетной системы «1С:Бухгалтерия 8».
• Реализована выгрузка бюджетов в 52 форматах для анализа.
• Разработаны web-сервисы для интеграции с корпоративной системой документооборота на платформе EMC Documentum.

Таким образом, создана единая цифровая среда, обеспечивающая прозрачность, оперативность и согласованность финансового планирования и исполнения в масштабах всего холдинга.

Внедрение системы позволило достичь всех поставленных целей и создать единое информационное пространство для управления финансами и договорами холдинга.

Конкретные достижения проекта:

• Стандартизирован процесс бюджетирования: внедрено единое правило формирования, согласования и утверждения бюджетных заявок всеми подразделениями, что обеспечило сопоставимость данных и сократило сроки консолидации бюджета.
• Повышена прозрачность и контроль: реализовано управление лимитами и автоматический контроль соответствия договоров бюджету на этапе их согласования, что снизило риски превышения расходов.
• Автоматизирован сбор данных и отчетность: внедрен автоматический сбор фактических показателей из бухгалтерских систем. Это позволило полностью отказаться от ручного ввода, повысить достоверность данных и сократить время формирования отчетности.
• Обеспечена интеграция со смежными системами: работают web-сервисы для обмена данными с системой документооборота EMC Documentum, создавая сквозной цифровой контур управления.

В результате группа компаний получила комплексную систему для оперативного, точного и согласованного финансового планирования, контроля исполнения бюджета и управления договорными обязательствами.