Автоматизация бюджетного управления в металлургическом холдинге «Эстар»

Внедрение решения «1С:Консолидация 8» для создания системы бюджетного управления в металлургическом холдинге «Эстар» было направлено на автоматизацию процессов сбора, консолидации и план-фактного анализа бюджетов для управляющей компании и 50 дочерних обществ. Проект позволил перенести существующую модель из Excel практически без изменений в сжатые сроки, а также значительно повысить прозрачность и управляемость бюджетного процесса.

Задачи проекта:

• Кастомизация модели бюджетного управления под нужды холдинга;
• Сбор и проверка данных бизнес-единиц;
• Выверка и исключение последствий внутригрупповых операций с учетом многоуровневой структуры холдинга;
• Консолидация бюджетов;
• Анализ исполнения бюджетов, причин отклонения Плана от Факта;
• Разработка широкой палитры инструментов для анализа накопленной в системе информации;
• Автоматический сбор фактических данных.

В соответствии с ключевыми целями развития холдинга возникла задача построения эффективной системы бюджетного управления компаниями. Первоначально бюджетное управление было организовано на таблицах Excel. Однако с развитием бюджетной модели и приобретением новых компаний объем обрабатываемой информации значительно увеличился. Информационная система, построенная на табличных документах, перестала удовлетворять потребностям растущего бизнеса.

Внедрение проходило в два этапа. На первом этапе проекта были решены задачи:

• Кастомизация модели бюджетного управления;
• Сбор и проверка данных бизнес-единиц;
• Выверка и исключение последствий внутригрупповых операций с учетом многоуровневой структуры холдинга;
• Консолидация бюджетов.

На втором этапе проекта решены задачи:

• Анализ исполнения бюджетов, причин отклонения Плана от Факта;
• Разработка широкой палитры инструментов для анализа накопленной в системе информации;
• Автоматический сбор фактических данных.

В ходе работ удалось осуществить перенос существующей модели из Excel практически без изменений в сжатые сроки. При реализации бюджетной модели в системе была произведена работа по унификации бюджетов. Одним из важных приоритетов стало исключение двойного ввода в формах одной и той же информации, что позволило упростить заполнение первичной документации и снизить трудоемкость ввода данных.

Сбор отчетности организован таким образом, что исполнители из бизнес-единиц заносят данные через удаленное соединение напрямую в единую базу. За счет работы в единой базе стало возможным передать выверку внутригрупповых операций из отдела управляющей компании самим бизнес-единицам. При этом каждая бизнес-единица имеет доступ только к своим данным и данным актов сверки по своим внутригрупповым операциям. Особенностью сверки стало сопоставление не только финансовых показателей, но и натуральных измерений товарных потоков, что позволяет добиваться большей точности.

В ходе первого этапа была реализована консолидация бюджетов с учетом многоуровневой структуры: сначала консолидируются субхолдинги, а затем холдинг «Эстар». Внутригрупповые обороты для корректного исключения разделяются в автоматическом режиме на внутренние (между дочками субхолдинга) и внутрихолдинговые (между субхолдингами).

Консолидация операционных и мастер-бюджетов реализована в пакетном режиме, что позволяет использовать итерационный подход при планировании и многократно пересчитывать консолидированные отчеты практически без участия специалиста. Данные всех отчетов расшифровываются нажатием одной кнопки, что делает прозрачными результирующие цифры бюджетов.

Уже в январе 2008 года (начало проекта — декабрь 2007 г.) первая отчетность была собрана в «1С:Консолидация 8». Бюджетный процесс стал более управляемым и прозрачным.

Итоги проекта:

1. Создан единый контур бюджетного управления. Сбор отчетности организован через удаленный доступ напрямую в единую базу.
2. Реализована многоуровневая консолидация бюджетов (субхолдинги + холдинг) с автоматическим разделением и исключением внутригрупповых оборотов.
3. Внедрена выверка внутригрупповых операций с учетом натуральных показателей, что позволило передать эти функции бизнес-единицам и существенно снизить трудозатраты специалистов управляющей компании.
4. Обеспечена прозрачность данных: все отчеты расшифровываются до первичных показателей нажатием одной кнопки.