Автоматизация Единой информационной системы консолидированной отчетности для АО «Почта России»

Внедрение решения «1С:Управление холдингом» для создания Единой информационной системы консолидированной отчетности в АО «Почта России» было направлено на автоматизацию процессов формирования консолидированной отчетности по РСБУ, консолидированной налоговой отчетности, консолидированной статистической отчетности и отчетности МСФО. Проект позволил сократить сроки подготовки отчетности и повысить достоверность данных.

Задачи проекта:

• Создание методологии и автоматизация процессов консолидированной отчетности;
• Организация сбора и обработки данных из распределенных учетных систем;
• Внедрение системы контроля качества и проверки отчетных данных;
• Настройка процессов управления нормативно-справочной информацией;
• Автоматизация формирования и согласования отчетных форм;
• Обеспечение быстродействия при работе с большими объемами данных.

С 2014 года АО «Почта России» проводила масштабную реформу, направленную на повышение операционной эффективности, конкурентоспособности и технологичности компании. Одной из целей преобразований стала автоматизация бизнес-процессов и переход от бумажной отчетности к электронным системам.

Основные проблемы существующей системы формирования отчетности включали:

• Ручной перенос данных между системами и высокая трудоемкость процессов;
• Отсутствие автоматизированного контроля качества отчетных данных;
• Ограниченный математический аппарат и недостаток логических функций для анализа информации;
• Длительные сроки подготовки консолидированной отчетности.

Эти факторы существенно ограничивали возможности компании по оперативному получению достоверной финансовой информации для принятия управленческих решений и замедляли процессы цифровой трансформации.

Для автоматизации процессов консолидированной отчетности АО «Почта России» была внедрена Единая информационная система на платформе «1С:Управление холдингом». В системе разработано 127 форм отчетности, включая 57 форм бухгалтерского и налогового учета, 21 форму статистической отчетности и 49 форм МСФО.

Главные компоненты решения:

• Организация подъема данных через web-сервисы с автоматическим контролем доступности филиалов. Реализована фоновая проверка доступности автоматизированной системы бухгалтерского учета, с ежечасной отправкой предупреждений недоступным филиалам до полного устранения проблем.
• Создание единого отчета оборотно-сальдовой ведомости со всеми необходимыми аналитиками для заполнения 57 форм бухгалтерского и налогового учета. Время заполнения детальной аналитической ОСВ по одному филиалу, содержащей всю информацию для заполнения отчетных форм, сокращено до 5-10 минут.
• Настройка автоматического ночного подъема данных и пересчета отчетности по расписанию. Благодаря автоматизированному подъему пользователи могут приходить на работу и заниматься исключительно анализом данных, не тратя время на заполнение отчетов. Для этого реализовано регламентное задание для ежедневного подъема данных оборотно-сальдовой ведомости, налогового учета и записей книг покупок и продаж с последующим пересчетом зависимых отчетов.
• Реализовано формирование консолидированной декларации по НДС, обрабатывающей до 3 миллионов записей в книгах покупок и продаж. Для предотвращения отклонения отчетности налоговыми органами из-за ошибок в декларации в Единой информационной системе консолидированной отчетности внедрена многоуровневая система проверок, включая дублирующие проверки по критериям ФНС. Проверки могут запускаться централизованно по всем филиалам, а протоколы с выявленными ошибками автоматически направляются соответствующим подразделениям для исправления. Дополнительно реализована функция «Быстрое закрытие», позволяющая завершать отчетный период при наличии некритичных ошибок в декларации.

Этапы реализации проекта:

• Разработка и согласование методологии консолидации РСБУ, МСФО;
• Проектирование архитектуры системы;
• Настройка функциональности;
• Интеграционное и нагрузочное тестирование сбора данных из филиалов;
• Обучение пользователей;
• Перевод системы в промышленную эксплуатацию;
• Поддержка пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Система обеспечила автоматизацию полного цикла формирования отчетности для 91 территориально распределенного филиала компании с общим количеством пользователей более 2000 человек.

В результате реализации проекта автоматизации Единой информационной системы консолидированной отчетности АО «Почта России» достигнуты следующие результаты:

• Разработана и внедрена новая методика сбора консолидированной отчетности по РСБУ, налоговому учету, статистике и МСФО.
• Настроены формы и алгоритмы автоматического заполнения отчетных форм из удаленных унифицированных учетных систем на платформе «1С».
• Создан универсальный пакет сбора данных с автоматической загрузкой в формате Excel из не унифицированных учетных систем.
• Настроен процесс согласования отчетных форм с распределением ответственности.
• Внедрены контрольные процедуры, позволяющие повысить достоверность консолидированной отчетности.
• Настроен процесс сверки и урегулирования внутригрупповых оборотов (ВГО)
• Внедрена подсистема управления эталонной нормативно-справочной информацией (НСИ).
• Существенно повышена достоверность формирования деклараций по НДС и налогу на прибыль.
• Реализован функционал работы с большими массивами данных для налоговых деклараций.
• Система успешно передана в промышленную эксплуатацию.

Все поставленные задачи выполнены в полном объеме, что позволило автоматизировать процессы формирования отчетности для 91 территориально распределенного филиала компании.